4 Cara Untuk Multitask Dengan Efisien
Secara amnya, multitask ni memang kurang efisien. Prestasi kerja pun mungkin boleh terjejas. Ideally, perlu elak dari multitask dan/atau multi roles ni. Tapi, di zaman sekarang ni, ceritanya ialah kita kena terima multitasking. Lebih-lebih lagi sekarang ni zaman pantas. Kita lambat, tak fleksibel, semuanya tak boleh, kita akan ketinggalan. Babai.
Secara konsepnya pula, multitask ini adalah kebolehan untuk kita fokus pada dua perkara dalam satu masa yang sama atau dua masa yang berdekatan.
Ini satu realiti yang nak dikongsikan. Mungkin adalah yang tak semua setuju dengan ini. Dalam dunia sebenar golongan marhaen, kita memang kena multitask dan sedia untuk terima 'multi roles'. Jika tak boleh atau taknak, mungkin susah sikit. Ada banyak lagi orang yang sedia je untuk ambil alih.
At any level, we're replaceable.
Jadi, jika terus tolak dari terima atau tak cuba improve dalam multitasking, susah nak masuk 'good book' di mata manager/leader dan majikan. Multitask ini skil saja, bukannya genetik. Ini bermakna jika diasah, diurus prosesnya, buat kemudian biasakn, skil boleh diperbaiki.
Bagaimana kita boleh perbaiki skil multitasking?
1. BUAT PERANCANGAN KERJA
Paling mudah sekali, buatlah 'to-do list. Kebiasaan yang berlaku adalah kita sendiri ni yang terlebih-lebih 'konfiden'. Semuanya boleh, tapi perancangan nak buatnya tiada. Secara purata, kerja kalau dirancang dengan betul, dalam 2-4 jam, boleh buat 2-3 tugasan.
Asingkan kerja ikut prioriti. Asingkan juga ikut urgency. Kemudian, seeloknya rancanglah tugasan tu biar kena mengena. Kerja kena buat proposal, sesuai disekalikan dengan kerja research klien, konten, jawab email. Janganlah kerja akaun mengira dicampur aduk dengan kerja kreatif, yang ini tak berapa sesuai. Perancangan ini pun pentinglah untukk urus masa supaya tugasan-tugasan tu siap mengikut 'deadline'.
2. HINDARKAN DIRI DARI GANGGUAN
Jika nak fokus, kalau boleh, offkan terus data telefon. Tapi maklumkan dulu pada team "Saya nak buat xxxxxx. Apa-apa boleh emel, saya akan jawab nanti. Tapi jika ada perkara urgent, mohon call saya terus".
Kenapa perlu off data? Sebabnya selalu jika telefon ada data dan letak di tepi masa nak fokus buat kerja, kita mesti sibuk nak tengok telefon. Lebih lagi kalau telefon bunyi atau vibrate. Skrin menyala sikit je terus nak tengok. Kadang-kadang, telefon tak bunyi pun selang 2-3 minit tengok. Godaan Facebook, Instagram dan lain-lain tu kadang-kadang lebih tinggi walaupun sebenarnya niat kita tengok telefon tu sebenarnya nak jawab Whatsapp saja. Lambat kerja siap kalau begini jadinya.
Kalau ada rakan sekerja ajak berborak pula, tolaklah dengan baik, beritahu anda sedang siapkan tugasan. Sama juga jika ada kebisingan, minta tolong senyap atau berpindah tempat.
3. TETAPKAN OBJEKTIF
Buat tugasan ni ada banyak proses. Jika dah luang masa 45 minit - 1 jam dalam sesuatu tugas tu, cuba kita semak balik 'to do list' kita. Tengok samada Ok atau tidak. Kalau rasa objektif tugasan itu macam masih keciciran, mungkin tugas yang diberikan dah terlalu banyak untuk diselesaikan dalam waktu tersebut atau agak susah untuk cope. Kena terima, adakala kita juga ada had masa produktif bekerja kita.
Apa yang boleh dibuat jika ini terjadi?
Pecahkan satu task tu ke beberapa fasa yang lebih mudah dicapai. Mungkin dari ambil masa lama untuk setiap tugasan sampai 1 jam, pecahkan ke 12-20 minit. Adalah motivasi sikit dan dapat kurangkan kerja tersangkut akibat kebuntuan. Elak dari laksanakan tugasan yang ada 10 proses (sebagai contoh) tapi cuba siapkan segera dalam masa tak logik. Ini juga antara penyebab kenapa kita boleh 'stuck'.
Aware dengan limit diri sndiri juga.
4. SEMAK SEMULA KERJA
Buat semakan ini, ada yang mungkin merasakan ini adalah aktiviti yang buang masa. Tapi ini sebenarnya penting untuk pastikan tugasan itu betul capai objektif. Tapi kalau bos pula yang komplen kerja tak bagus, tak berkenan di hati dia tapi betul dh task tu dibuat ikut objektif, itu tandanya mungkin bos tersebut yang ada masalah.
Majikan, pengurus dan ketua pun kenalah beringat-ingat juga. Jika inginkan hasil kerja kualitinya tinggi, tak boleh biarkan terlalu banyak multitasking berlaku. Nanti masa untuk berikan hasil yang baik tak mencukupi. Yang lebih teruk lagi adalah jika tugasan yang diberikan tersebut sebenarnya tak bersesuaian dengan bidang tugas staf terbabit. Contohnya lantikan akaun, buat kerja grafik semata-mata sebab tahu staf akaun tu pandai guna AI atau Photoshop. Ini memang haru biru nanti.
Bila kita diberi peluang untuk posisi pengurusan atau jadi ketua, patut kena ambil tahu bagaimana proses sesuatu kerja itu berlaku. Ada setengah tugasan, boleh disiapkan cepat, mungkin hanya 3 langkah saja prosesnya. Tapi ada tugas dan kerja-kerja lain, sampai 30 langkah barulah boleh siap. Kena ingat, tak semua tugasan prosesnya sama.
Kemudian seseorang pengurus/ketua itu perlulah selalu pantau proses tersebut. Bagi juga input/solusi di mana yang perlu.
Adik-adik,
Sekarang ini kebolehan multitasking dan kemampuan terima multiroles (asal tidak berlebihan) is a must have skills. Jika nak naik dan bagi majikan, pengurus pandang kita secara positif, sebagai contributor yg baik, 'brush this skill'. Tapi ikutlah 4 langkah yang di atas ni. Multitasking susah nak berjaya tanpa ikut langkah-langkah ini. Kelebihan jika ada sistem dalam multitasking ialah ia boleh naikkan produktiviti jika betul caranya. Value kita pun akan naik.
Kemudian bila dah cukup pengalaman, mungkin boleh pilih satu forte (berdasarkan minat, kelulusan & jawatan). Sungguhpun begitu, kita masih tetap perlu multitask. Cara kerja organisasi moden dah berlainan. Secara mudahnya, elakkanlah dilihat sekadar pekerja 'average' saja di mata majikan dan juga rakan sekerja.
Ya betul, kita masih lagi 'replaceable' walaupun kita 'above average'. Tapi pastikan jika kita nak direplace pun, sukar untuk mereka berbuat demikian. Jadikan syarikat dan organisasi kita rasai kehilangan dan rindu kehadiran kita di syarikat.
Kecualilah kalau kita yakin akan warisi harta yang 7 keturunan tak habis, barulah OK untuk jadi 'average', biasa-biasa je.
Tapi, macam dikatakan di ayat pertama di atas, multitask ini bukanlah begitu ideal. Tapi jika kita tiada kuasa untuk elak, maka kita perlu terima konsep ini dan beradaptasi. Jika ada keperluan multitask dan terima multiroles, guna 4 langkah ini untuk proses yang lebih efisien.